Tratamiento de datos personales
Fecha de actualización: 29 de abril de 2026
1. Identificación del responsable del tratamiento
Dirección: Carrera 50 # 9B-20, Consultorio 112, Cali, Colombia
Teléfono: 322 386 7368
Correo electrónico: servicioalcliente@escuchart.com
Ciudad: Cali, Colombia
Escucharte Audiología y Fonoaudiología Cali, en adelante ESCUCHARTE, en desarrollo de sus actividades asistenciales, administrativas, comerciales y de atención en salud auditiva y fonoaudiológica, recolecta, almacena, usa, consulta, actualiza, transmite, transfiere y, en general, realiza tratamiento de datos personales de pacientes, usuarios, familiares, acudientes, trabajadores, contratistas, proveedores y demás personas relacionadas con la prestación de sus servicios.
Debido a la naturaleza de los servicios prestados, ESCUCHARTE puede tener acceso a información personal y registros de salud de los pacientes, comúnmente conocidos como PII —Información de Identificación Personal— y PHI —Información de Salud Protegida—, los cuales son considerados datos personales y, en muchos casos, datos sensibles conforme a la legislación colombiana.
2. Objetivo de la política
La presente política tiene como objetivo establecer los lineamientos bajo los cuales ESCUCHARTE recolecta, usa, conserva, protege y trata los datos personales y datos sensibles de salud de sus pacientes y demás titulares de información.
Esta política busca garantizar la confidencialidad, seguridad, reserva y adecuado manejo de la información personal y clínica, así como informar a los titulares sobre sus derechos y los canales disponibles para ejercerlos.
3. Alcance
Esta política aplica a todas las bases de datos, archivos físicos, archivos digitales, historias clínicas, consentimientos informados, registros de atención, agendas, formularios, comunicaciones, imágenes, videos, resultados de exámenes, reportes clínicos, facturación, soportes de pago y demás documentos que contengan datos personales o datos sensibles tratados por ESCUCHARTE.
Aplica también al personal asistencial, administrativo, contratistas, proveedores tecnológicos, laboratorios, aliados comerciales y terceros que, por razón de sus funciones, puedan tener acceso autorizado a datos personales o información de salud de los pacientes.
4. Definiciones
Para efectos de esta política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable, como nombre, número de identificación, teléfono, correo electrónico, dirección, fecha de nacimiento o información de contacto.
Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Incluye, entre otros, los datos relativos a la salud, datos biométricos, información de menores de edad y datos contenidos en la historia clínica.
Datos de salud o PHI: Información relacionada con el estado de salud físico, auditivo, fonoaudiológico, antecedentes, diagnósticos, resultados de exámenes, tratamientos, evolución clínica, uso de dispositivos médicos, fórmulas, remisiones, imágenes clínicas y demás información generada durante la atención.
PII: Información que permite identificar directa o indirectamente a una persona, como nombre, documento, teléfono, correo, dirección, fecha de nacimiento, firma, fotografía o datos de contacto.
Titular: Persona natural a quien pertenecen los datos personales.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el tratamiento de los datos. Para esta política, el responsable es ESCUCHARTE.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza tratamiento de datos personales por cuenta de ESCUCHARTE, como proveedores tecnológicos, software clínico, contables, laboratorios, servicios de almacenamiento o mensajería.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, actualización, consulta, supresión o conservación.
Historia clínica: Documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran las condiciones de salud del paciente, los actos profesionales, procedimientos, resultados y demás información generada durante la atención.
5. Principios para el tratamiento de datos personales
ESCUCHARTE tratará los datos personales conforme a los siguientes principios:
Legalidad: El tratamiento se realizará conforme a la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y las normas que regulan la protección de datos personales y el manejo de la historia clínica.
Finalidad: Los datos serán recolectados y tratados para finalidades claras, legítimas, informadas y relacionadas con la prestación de servicios de salud auditiva y fonoaudiológica.
Libertad: El tratamiento se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos exceptuados por la ley.
Veracidad o calidad: La información tratada deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: El titular podrá conocer en cualquier momento qué información se tiene sobre él y para qué se utiliza.
Acceso y circulación restringida: Los datos personales y datos sensibles solo serán tratados por personas autorizadas y no estarán disponibles en medios públicos sin autorización.
Seguridad: ESCUCHARTE adoptará medidas físicas, técnicas, humanas y administrativas para proteger la información contra pérdida, adulteración, acceso no autorizado, uso fraudulento o divulgación indebida.
Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales o datos de salud deberán guardar reserva de la información, incluso después de terminada su relación laboral, contractual o profesional con ESCUCHARTE.
6. Datos que puede recolectar ESCUCHARTE
ESCUCHARTE podrá recolectar y tratar las siguientes categorías de datos:
6.1. Datos de identificación
Nombre completo, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad, firma, fotografías, datos biométricos si llegaran a ser necesarios para algún proceso autorizado.
6.2. Datos de contacto
Teléfono, celular, correo electrónico, dirección de residencia, ciudad, datos de contacto de familiares, acudientes o responsables del paciente.
6.3. Datos administrativos y financieros
Información de facturación, medios de pago, comprobantes de pago, información de afiliación, autorizaciones, datos necesarios para procesos contables, tributarios o administrativos.
6.4. Datos sensibles de salud
Antecedentes clínicos, motivo de consulta, resultados de audiometría, logoaudiometría, impedanciometría, tamizaje auditivo neonatal, valoraciones fonoaudiológicas, diagnósticos, evolución, recomendaciones, adaptación de audífonos, controles, remisiones, fórmulas, informes clínicos y demás información relacionada con la atención en salud auditiva y fonoaudiológica.
6.5. Datos de menores de edad
Información de niños, niñas y adolescentes atendidos en servicios como tamizaje auditivo neonatal, terapia de lenguaje, valoración fonoaudiológica, seguimiento auditivo u otros servicios pediátricos. Estos datos serán tratados únicamente con autorización de sus padres, representantes legales o acudientes autorizados, y siempre respetando el interés superior del menor.
6.6. Imágenes, videos y testimonios
Fotografías, videos, audios, testimonios, reseñas o contenido audiovisual de pacientes solo serán usados para fines educativos, informativos, publicitarios o de mercadeo cuando exista autorización expresa, previa e informada del titular o de su representante legal.
7. Finalidades del tratamiento
Los datos personales y datos sensibles podrán ser tratados por ESCUCHARTE para las siguientes finalidades:
7.1. Finalidades asistenciales y clínicas
a. Agendar, confirmar, modificar o cancelar citas.
b. Prestar servicios de audiología, fonoaudiología, terapia auditiva, tamizaje auditivo neonatal, exámenes diagnósticos, adaptación de audífonos medicados y seguimiento clínico.
c. Elaborar, conservar y actualizar la historia clínica.
d. Registrar antecedentes, resultados, diagnósticos, evolución y recomendaciones clínicas.
e. Emitir informes, remisiones, certificados, órdenes, consentimientos informados y documentos relacionados con la atención.
f. Realizar seguimiento posterior a la consulta, controles de audífonos, ajustes, mantenimientos y acompañamiento al paciente.
g. Garantizar la continuidad, calidad y seguridad de la atención.
h. Contactar al paciente o a su familiar autorizado para información relacionada con su tratamiento, exámenes, dispositivos auditivos, controles o resultados.
7.2. Finalidades administrativas y operativas
a. Gestionar la agenda del consultorio.
b. Identificar al paciente y verificar su información.
c. Realizar facturación, recibos de caja, soportes contables y cumplimiento de obligaciones tributarias.
d. Gestionar pagos, cotizaciones, órdenes de servicio, garantías, reparaciones y entregas de dispositivos.
e. Coordinar con laboratorios, proveedores de audífonos, servicios técnicos o aliados clínicos cuando sea necesario para la prestación del servicio.
f. Atender solicitudes, quejas, reclamos, felicitaciones o peticiones de los usuarios.
g. Gestionar procesos internos de calidad, auditoría, seguimiento y mejora del servicio.
7.3. Finalidades legales y regulatorias
a. Cumplir obligaciones legales aplicables a prestadores de servicios de salud.
b. Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales, sanitarias o de control.
c. Conservar la historia clínica y demás documentos por los tiempos exigidos por la normativa vigente.
d. Gestionar incidentes de seguridad, reclamaciones o procesos legales.
e. Cumplir obligaciones relacionadas con protección de datos personales, historia clínica, habilitación, auditoría y seguridad del paciente.
7.4. Finalidades comerciales, educativas y de comunicación
a. Enviar información sobre servicios de ESCUCHARTE, campañas de salud auditiva, recordatorios de controles, jornadas, promociones o contenidos educativos.
b. Realizar encuestas de satisfacción y seguimiento a la experiencia del usuario.
c. Enviar mensajes por WhatsApp, llamadas, correo electrónico, SMS o redes sociales relacionados con la atención, servicios o información educativa.
d. Publicar contenido educativo o testimonios, únicamente cuando se cuente con autorización expresa del titular o representante legal.
e. Gestionar reseñas, opiniones y comentarios realizados por pacientes en canales digitales.
El titular podrá solicitar en cualquier momento que sus datos no sean utilizados para finalidades comerciales o publicitarias, sin que esto afecte la prestación de servicios de salud previamente contratados o legalmente necesarios.
8. Tratamiento de datos sensibles de salud
ESCUCHARTE reconoce que los datos relativos a la salud son datos sensibles. Por esta razón, su tratamiento se realizará con mayor nivel de protección, confidencialidad y acceso restringido.
El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo cuando estos sean necesarios para la prestación del servicio de salud solicitado, para la protección de su vida o integridad, para el cumplimiento de obligaciones legales o en los demás casos permitidos por la ley.
Al solicitar servicios de audiología, fonoaudiología, exámenes auditivos, adaptación de audífonos, terapia o seguimiento clínico, el titular entiende que ESCUCHARTE requiere tratar datos sensibles de salud para poder prestar una atención segura, adecuada, personalizada y conforme a la normativa aplicable.
9. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
ESCUCHARTE podrá tratar datos personales y datos de salud de menores de edad cuando sea necesario para la prestación de servicios como tamizaje auditivo neonatal, valoraciones auditivas, terapia de lenguaje, terapia auditiva, seguimiento fonoaudiológico u otros servicios relacionados.
Este tratamiento se realizará bajo los siguientes criterios:
a. Autorización del padre, madre, representante legal o acudiente autorizado.
b. Respeto por el interés superior del menor.
c. Protección reforzada de la privacidad y confidencialidad.
d. Uso de la información únicamente para finalidades asistenciales, administrativas, legales o autorizadas.
e. Restricción del uso de imágenes, videos o testimonios de menores para fines publicitarios, salvo autorización expresa del representante legal.
10. Historia clínica y reserva de la información
La historia clínica y los registros asistenciales generados por ESCUCHARTE son documentos privados, sometidos a reserva y custodiados conforme a la normativa vigente.
La información contenida en la historia clínica solo podrá ser conocida por:
a. El paciente titular de la información.
b. Su representante legal o acudiente autorizado, cuando aplique.
c. El equipo de salud que participe directamente en la atención.
d. Terceros autorizados expresamente por el paciente.
e. Autoridades competentes, cuando exista obligación legal u orden judicial.
f. Personas o entidades autorizadas por la ley.
ESCUCHARTE conservará las historias clínicas durante el término mínimo exigido por la normativa colombiana aplicable. De acuerdo con la Resolución 839 de 2017.
11. Acceso a la información por terceros
ESCUCHARTE podrá compartir o transmitir datos personales únicamente cuando sea necesario, pertinente y autorizado, en casos como:
a. Laboratorios o proveedores de audífonos medicados.
b. Proveedores de software clínico, agenda, facturación, almacenamiento o comunicaciones.
c. Contadores, asesores jurídicos, auditores o consultores bajo deber de confidencialidad.
d. Entidades bancarias o plataformas de pago.
e. Empresas de mensajería o transporte para entrega de productos.
f. Autoridades administrativas, sanitarias, judiciales o de control.
g. Familiares, acudientes o terceros autorizados por el paciente.
Cuando ESCUCHARTE utilice encargados del tratamiento, procurará que estos cumplan obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos personales.
12. Transferencia o transmisión internacional de datos
En caso de que ESCUCHARTE utilice plataformas tecnológicas, servicios de almacenamiento, correo electrónico, mensajería, agenda, historia clínica electrónica o proveedores ubicados fuera de Colombia, podrá realizar transmisión o transferencia internacional de datos conforme a la ley, siempre procurando medidas adecuadas de seguridad y confidencialidad.
Cuando sea necesario, ESCUCHARTE solicitará la autorización correspondiente al titular y adoptará medidas contractuales, técnicas y administrativas para proteger la información.
13. Medidas de seguridad
ESCUCHARTE implementará medidas razonables de seguridad para proteger los datos personales y datos sensibles, entre ellas:
13.1. Medidas administrativas
a. Acceso limitado a la información según el rol de cada colaborador.
b. Capacitación al personal sobre confidencialidad y protección de datos.
c. Firma de compromisos de confidencialidad cuando aplique.
d. Revisión periódica de autorizaciones, consentimientos y formularios.
e. Manejo reservado de historias clínicas, informes y resultados.
f. Prohibición de divulgar información de pacientes en espacios no autorizados.
13.2. Medidas físicas
a. Custodia segura de documentos físicos.
b. Archivo de historias clínicas y documentos en lugares de acceso restringido.
c. Control sobre impresiones, copias y entrega de documentos.
d. Eliminación segura de documentos cuando legalmente proceda.
e. Evitar dejar documentos clínicos visibles en recepción, salas de espera o zonas comunes.
13.3. Medidas tecnológicas
a. Uso de contraseñas en equipos, correos y sistemas.
b. Acceso restringido a bases de datos digitales.
c. Copias de seguridad cuando aplique.
d. Protección de dispositivos que contengan información clínica o administrativa.
e. Envío responsable de información por correo, WhatsApp u otros medios digitales.
f. Verificación de destinatarios antes de enviar resultados, informes o documentos clínicos.
14. Confidencialidad del equipo humano
Todo el personal de ESCUCHARTE, incluidos profesionales de salud, personal administrativo, contratistas, practicantes, proveedores o terceros autorizados, deberá guardar estricta confidencialidad sobre la información personal y clínica de los pacientes.
Esta obligación continuará vigente incluso después de finalizada la relación laboral, contractual, comercial o profesional con ESCUCHARTE.
15. Derechos de los titulares
Los titulares de datos personales tienen derecho a:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
c. Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.
d. Presentar consultas o reclamos ante ESCUCHARTE.
e. Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
f. Revocar la autorización otorgada, salvo que exista deber legal o contractual que impida eliminar o dejar de tratar la información.
g. Acceder gratuitamente a sus datos personales.
h. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ESCUCHARTE.
Estos derechos están reconocidos en la Ley 1581 de 2012.
16. Procedimiento para ejercer derechos
El titular podrá presentar consultas, solicitudes o reclamos a través de los siguientes canales:
Correo electrónico: servicioalcliente@escuchart.com
Dirección física: Carrera 50 # 9B-20, Consultorio 112, Cali, Colombia
La solicitud deberá incluir como mínimo:
a. Nombre completo del titular.
b. Tipo y número de documento de identidad.
c. Datos de contacto para recibir respuesta.
d. Descripción clara de la solicitud, consulta o reclamo.
e. Documentos que acrediten la identidad del titular o la calidad de representante, acudiente o autorizado, cuando aplique.
f. Soportes que desee aportar.
17. Términos de respuesta
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no es posible responder dentro de este término, ESCUCHARTE informará los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar cinco días hábiles adicionales.
Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo completo. Si no es posible responder dentro de este término, ESCUCHARTE informará los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar ocho días hábiles adicionales.
18. Revocatoria de autorización y supresión de datos
El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos personales cuando considere que el tratamiento no respeta los principios, derechos y garantías legales.
No obstante, la supresión o revocatoria no procederá cuando exista un deber legal, contractual, asistencial, contable, tributario, sanitario o de conservación de historia clínica que obligue a ESCUCHARTE a mantener la información.
19. Uso de canales digitales y WhatsApp
ESCUCHARTE podrá comunicarse con los pacientes o sus familiares autorizados por teléfono, WhatsApp, correo electrónico, SMS, redes sociales u otros canales digitales para:
a. Confirmar citas.
b. Enviar recordatorios.
c. Compartir información relacionada con la atención.
d. Hacer seguimiento a tratamientos, audífonos, controles o resultados.
e. Responder solicitudes realizadas por el paciente.
f. Enviar información educativa o comercial, cuando esté autorizada.
El titular reconoce que algunos canales digitales pueden tener riesgos propios de seguridad. ESCUCHARTE procurará enviar únicamente la información necesaria y verificar la identidad del destinatario cuando se trate de información sensible.
20. Uso de fotografías, videos, testimonios y contenido publicitario
ESCUCHARTE no publicará imágenes, videos, testimonios, historias clínicas, resultados de exámenes ni información que permita identificar a un paciente sin autorización previa, expresa e informada.
Cuando el titular autorice el uso de su imagen, testimonio o experiencia para fines educativos, publicitarios o informativos, podrá revocar dicha autorización en cualquier momento, salvo que el contenido ya haya sido utilizado en materiales previamente publicados o producidos, caso en el cual ESCUCHARTE evaluará la solicitud de retiro conforme a sus posibilidades técnicas y legales.
En el caso de menores de edad, siempre se requerirá autorización del padre, madre, representante legal o acudiente autorizado.
21. Incidentes de seguridad
En caso de pérdida, acceso no autorizado, divulgación indebida, alteración o cualquier incidente que pueda comprometer la seguridad de los datos personales o datos sensibles, ESCUCHARTE adoptará medidas para:
a. Identificar el incidente.
b. Contener el riesgo.
c. Evaluar el impacto.
d. Tomar acciones correctivas.
e. Informar a los titulares o autoridades cuando sea legalmente obligatorio.
f. Prevenir que el incidente se repita.
La Ley 1581 de 2012 establece deberes para los responsables del tratamiento, incluyendo conservar la información bajo condiciones de seguridad e informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información.
22. Vigencia de las bases de datos
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, así como para atender obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, sanitarias, asistenciales o de archivo.
Los datos contenidos en historias clínicas se conservarán conforme a los tiempos establecidos por la normativa colombiana aplicable.